Descrizione del corso
Nell’ambito del percorso “La formazione, gestione e conservazione degli archivi digitali: strumenti concettuali, metodologici e operativi”, il laboratorio è concepito per fornire ai partecipanti una visione approfondita e aggiornata dell’attuale scenario conservativo nazionale così come disegnato dalla normativa e regolamentazione sull’Amministrazione digitale, introducendo elementi e spunti evolutivi esaminando come caso di studio il progetto Archivio digitale intermedio del Ministero della cultura (ADIMiC).
Il laboratorio prende avvio con un inquadramento generale della tematica, partendo dal quadro normativo vigente, dai principali standard di riferimento e affrontando i nodi critici che caratterizzano la conservazione digitale nel settore pubblico. Si analizza lo stato attuale della conservazione digitale, esaminando:
- quali documenti e aggregazioni documentali informatiche vengono in genere inviati in conservazione e le motivazioni e finalità collegate;
- gli strumenti a disposizione delle PA.AA. per l’individuazione dei requisiti dei servizi e sistemi di conservazione, sia in house che in outsourcing;
- gli standard di riferimento e, in particolare, lo standard UNI SInCRO;
- le relazioni tra le funzionalità dei sistemi di gestione documentali e le successive fasi conservative;
- il recupero del concetto e delle funzionalità di “archivio di deposito” nella dimensione digitale (motivazioni e finalità).
I temi sopra elencati sono poi analizzati utilizzando come caso di studio l’Archivio digitale intermedio del Ministero della cultura (ADIMiC), focalizzando l’attenzione:
- sui principali nodi riscontrati e le soluzioni individuate per superare le criticità del rapporto tra sistemi di gestione documentali (sistemi di provenienza) e sistema di conservazione;
- sui principali nodi riscontrati e le soluzioni individuate per garantire una corretta conservazione e l’utilizzo di diverse tipologie di risorse digitali prodotte da sistemi di gestione documentale;
- presentando i diversi modelli di Pacchetti informativi conformi a UNI SInCRO elaborati per migliorare la qualità delle informazioni acquisite e conservate nel medio e lungo-periodo;
- sulla proposta di interpretazione e realizzazione funzionale e operativa del concetto di “archivio digitale di deposito (intermedio)”.
Successivamente i partecipanti, suddivisi in gruppi, riprendono i temi della sessione introduttiva individuando problematiche pratiche in base alle loro esperienze, discutono insieme per l’identificazione di possibili soluzioni e propongono suggerimenti sulle caratteristiche richieste a un servizio conservativo conforme alla normativa e regolamentazione di settore ma attento alle esigenze e finalità più estese in termini di tipologie di risorse digitali, intervalli temporali (medio ma anche lungo periodo), ricerca, consultazione, uso e riuso.
Sulla base della discussione viene elaborata, da ciascun gruppo, una prima check list sulle funzionalità, requisiti e servizi che deve offrire un sistema conservativo di “qualità” per rispondere alle esigenze delle PP.AA., con l’obiettivo di impostare una metodologia che possa poi essere applicata nel lavoro quotidiano, consentendo ai partecipanti di trasformare le competenze acquisite in best practices operative per i loro rispettivi Enti e Istituti.
Il laboratorio si conclude con una discussione finale in cui i risultati del lavoro elaborato da ciascun gruppo (in particolare le check list) vengono analizzati collettivamente, consentendo ai partecipanti di consolidare le competenze acquisite e di trasferire quanto appreso nei loro contesti lavorativi.
Il laboratorio è parte dell'offerta formativa Dicolab. Cultura al digitale, un'iniziativa del Ministero della Cultura, Digital Library, Fondazione Scuola dei beni e delle attività culturali, finanziato da Next generation EU.Il contenuto didattico è curato dall'Archivio centrale dello Stato in ragione delle finalità del progetto Polo di conservazione digitale, progetto promosso dal Ministero della cultura nell’ambito del PNRR Cultura 4.0 e finanziato dall’Unione europea – Next Generation EU.
Obiettivi formativi
Al termine del corso il/la partecipante sarà in grado di:
- Individuare i requisiti e le funzionalità di base richiesti da un servizio/sistema di conservazione “a norma”;
- Descrivere i requisiti e le funzionalità implementative ed evolutive del modello conservativo “a norma”, integrato con le disposizioni della normativa sui Beni culturali e secondo le esigenze e finalità dell’Amministrazione;
- Individuare i requisiti e le funzionalità di sistemi di gestione documentale in grado di garantire corrette fasi di conservazione successive.
- Applicare i requisiti di un modello conservativo che recupera la tradizionale fase di deposito (intermedia) nel contesto digitale;
- Interpretare i Pacchetti informativi utilizzando lo standard UNI SInCRO in base alle tipologie di contenuto informativo (unità documentarie, unità archivistiche, altre tipologie di aggregazioni documentali informatiche), alle finalità conservative e nel rispetto del principio dell’interoperabilità.
Destinatari
Il percorso formativo si rivolge a tutto il personale delle PP.AA. (Ministero della cultura e non), con specifico riferimento per: a) gli archivisti di Stato attivi nelle Commissioni di sorveglianza e nelle Soprintendenze archivistiche e bibliografiche; b) i responsabili della transizione digitale; c) i responsabili e i coordinatori della gestione documentale; d) i responsabili della conservazione; e) lo staff a supporto dei responsabili della transizione digitale; f) lo staff a supporto dei responsabili della gestione documentale e dei coordinatori della gestione documentale; g) lo staff del responsabile della conservazione.
Criteri per il rilascio dell’Open Badge
Per la certificazione delle competenze e l’acquisizione del Badge, il/la titolare ha portato a termine tutte le attività previste nell’ambito del laboratorio e ha raggiunto con il gruppo di lavoro almeno un livello Intermedio rispetto al processo di lavoro e al risultato finale, sui quattro livelli di padronanza previsti dalla rubrica valutativa (Iniziale; Base; Intermedio; Avanzato).