Descrizione del corso
Nell’ambito del percorso “La formazione, gestione e conservazione degli archivi digitali: strumenti concettuali, metodologici e operativi”, il laboratorio è progettato per fornire, attraverso un approccio fortemente operativo, riferimenti normativi, strumenti e procedure per supportare i partecipanti, e gli Enti e Istituti di appartenenza, nella elaborazione di un progetto di dematerializzazione con certificazione di processo sostenibile nei tempi e nei costi, aderente alle reali esigenze e necessità e conforme alla regolamentazione AgID e alle indicazioni degli Organi di tutela e vigilanza sugli archivi pubblici.
Il laboratorio inizia con una sessione introduttiva in cui vengono illustrati:
- l’impianto normativo e dispositivo della dematerializzazione con certificazione di processo: le regole AgID e le indicazioni dell’Amministrazione archivistica;
- i principali punti di attenzione: a) il perimetro della certificazione: attività preliminari alla dematerializzazione; b) la tracciabilità del processo: importanza a garanzia della qualità del servizio di dematerializzazione; c) il ruolo del Pubblico ufficiale; d) il fascicolo aperto: superamento delle criticità collegate alla gestione del fascicolo ibrido;
- il significato e la necessità di un approccio multidisciplinare per l’elaborazione di un progetto di dematerializzazione con certificazione di processo.
I temi sopra elencati sono poi esaminati utilizzando come caso di studio anche le attività di dematerializzazione svolte nell’ambito del progetto Polo di conservazione digitale degli Archivi di Stato, evidenziandone caratteristiche, soluzioni e grado di riusabilità come modello generale.
Successivamente i partecipanti, suddivisi in gruppi, riprendono i temi della sessione introduttiva individuando problematiche pratiche in base alle loro esperienze, discutono insieme per l’individuazione di soluzioni e ciascun gruppo lavora per elaborare uno schema di progetto esecutivo avente ad oggetto la dematerializzazione con certificazione di processo, focalizzando in particolare l’attenzione su:
- Scopo e ambito di applicazione;
- Oggetto dell’intervento: contesto dell’intervento; nucleo documentario oggetto della dematerializzazione (caratteristiche); interventi da effettuare;
- Contesto normativo e regolamentare;
- Polizze, certificazioni e autorizzazioni;
- Stakeholder – ad esempio: a) Amministrazione che promuove il progetto; b) Struttura interna o Service provider che cura le attività di dematerializzazione; c) Organo di tutela e vigilanza; d) Responsabile della certificazione;
- Matrice RASCI: quadro dei ruoli e delle responsabilità assegnate per ciascuna attività ad ogni risorsa coinvolta nel progetto;
- Attività di dematerializzazione – definizione: a) degli output del processo; b) dei metadati, del formato/dei formati, della nomenclatura e degli identificativi degli oggetti digitali; c) del metodo di campionamento (iniziale e di chiusura); d) del Master di progetto o del Prototipo; e) delle fasi operative; f) della certificazione iniziale e della certificazione di chiusura;
- Presa in carico e riconsegna del materiale documentario analogico;
- Consegna degli output della dematerializzazione con certificazione di processo: trasferimento nel sistema di gestione documentale o versamento nel sistema di conservazione “a norma”;
- Costi previsti/costi sostenuti e Tempi di realizzazione.
Il laboratorio si conclude con una discussione finale, in cui i risultati del lavoro elaborato da ciascun gruppo vengono (schema del progetto esecutivo) vengono analizzati collettivamente, consentendo ai partecipanti di consolidare le competenze acquisite e di trasferire quanto appreso nei loro contesti lavorativi.
Il laboratorio è parte dell'offerta formativa Dicolab. Cultura al digitale, un'iniziativa del Ministero della Cultura, Digital Library, Fondazione Scuola dei beni e delle attività culturali, finanziato da Next generation EU.
Il contenuto didattico è curato dall'Archivio centrale dello Stato in ragione delle finalità del progetto Polo di conservazione digitale, progetto promosso dal Ministero della cultura nell’ambito del PNRR Cultura 4.0 e finanziato dall’Unione europea – Next Generation EU.
Obiettivi formativi
Al termine del corso il/la partecipante sarà in grado di:
- Conoscere il quadro normativo e regolamentare relativo alla dematerializzazione con certificazione di processo;
- Individuare e descrivere i principali aspetti e requisiti della certificazione di processo secondo la regolamentazione di settore;
- Sviluppare un progetto esecutivo di dematerializzazione con certificazione di processo, non solo conforme alla normativa e regolamentazione di settore e dei Beni culturali ma anche aderente alle reali necessità ed esigenze dell’Amministrazione;
- Identificare i vantaggi e le criticità di una transizione digitale basata sulla trasformazione degli archivi analogici in archivi digitali.
Destinatari
Il percorso formativo si rivolge a tutto il personale delle PP.AA. (Ministero della cultura e non), con specifico riferimento per:
- gli archivisti di Stato attivi nelle Commissioni di sorveglianza e nelle Soprintendenze archivistiche e bibliografiche;
- i responsabili della transizione digitale;
- i responsabili e i coordinatori della gestione documentale;
- i responsabili della conservazione;
- lo staff a supporto dei responsabili della transizione digitale;
- lo staff a supporto dei responsabili della gestione documentale e dei coordinatori della gestione documentale;
- lo staff del responsabile della conservazione.
Criteri per il rilascio dell’Open Badge
Per la certificazione delle competenze e l’acquisizione del Badge, il/la titolare ha portato a termine tutte le attività previste nell’ambito del laboratorio e ha raggiunto con il gruppo di lavoro almeno un livello Intermedio rispetto al processo di lavoro e al risultato finale, sui quattro livelli di padronanza previsti dalla rubrica valutativa (Iniziale; Base; Intermedio; Avanzato).