In short
Descrizione del corso
Nell’ambito del percorso “La formazione, gestione e conservazione degli archivi digitali: strumenti concettuali, metodologici e operativi”, il laboratorio è progettato per approfondire le funzionalità principali di un sistema di gestione documentale, con particolare attenzione alle successive fasi conservative. L’obiettivo è fornire una comprensione completa delle pratiche migliori per garantire una gestione documentale efficace e conforme alle esigenze di archiviazione e conservazione in conformità con le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici di AgiD e con la normativa sui Beni culturali.
Il laboratorio inizia con una sessione introduttiva in cui vengono illustrati i principali requisiti forniti dalla normativa di settore e i principali temi legati alla gestione documentale:
• il flusso di registrazione, archiviazione e selezione (scarto o invio in conservazione);
• il piano di classificazione e fascicolazione collegati alla conservazione;
• la gestione dei registri e dei repertori;
• la corretta metadatazione di documenti, fascicoli, registri e repertori;
• la corretta metadatazione delle altre aggregazioni documentali informatiche;
• il tracciamento dei workflow (eventi);
• l'integrazione delle caselle PEC e PEO.
I temi sopra elencati sono poi esaminati utilizzando come caso di studio l’Archivio digitale intermedio del Ministero della cultura (ADIMiC), focalizzando l’attenzione sui principali nodi riscontrati e le soluzioni individuate. Successivamente i partecipanti, suddivisi in gruppi, riprendono i temi della sessione introduttiva individuando problematiche pratiche in base alle loro esperienze, discutono insieme per l’identificazione di possibili soluzioni e propongono suggerimenti per migliorare i requisiti di una corretta gestione documentale.
Sulla base della discussione viene elaborata, da ciascun gruppo, una prima check list sulle funzionalità che deve avere un sistema di gestione documentale di “qualità” e un primo elenco sulle iniziative pratiche che possono essere applicate immediatamente nel lavoro quotidiano, consentendo ai partecipanti di trasformare le competenze acquisite in best practices operative per i loro rispettivi Enti e Istituti. Il laboratorio si conclude con una discussione finale in cui i risultati del lavoro elaborato da ciascun gruppo (in particolare le check list) vengono analizzati collettivamente, consentendo ai partecipanti di consolidare le competenze acquisite e di trasferire quanto appreso nei loro contesti lavorativi.
Il laboratorio è parte dell'offerta formativa Dicolab. Cultura al digitale, un'iniziativa del Ministero della Cultura, Digital Library, Fondazione Scuola dei beni e delle attività culturali, finanziato da Next generation EU.
Il contenuto didattico è curato dall'Archivio centrale dello Stato in ragione delle finalità del progetto Polo di conservazione digitale, progetto promosso dal Ministero della cultura nell’ambito del PNRR Cultura 4.0 e finanziato dall’Unione europea – Next Generation EU.
Obiettivi formativi
Al termine del laboratorio il/la partecipante sarà in grado di:
- Individuare e descrivere le principali funzionalità di un sistema di gestione documentale conforme alla normativa e regolamentazione sull’Amministrazione digitale e sui Beni culturali;
- Comprendere la centralità del tema della classificazione e fascicolazione e della loro correlazione con i tempi di conservazione;
- Individuare e descrivere le caratteristiche di qualità di un Piano di classificazione e fascicolazione e di un Piano di conservazione;
- Comprendere la centralità dell’individuazione e utilizzo dei metadati in relazione ai documenti, ai fascicoli, registri e repertori, in relazione alle altre tipologie di aggregazioni documentali informatiche nonché ai flussi documentali e agli agenti coinvolti (destinatario, mittente, ecc.);
- Evidenziare i limiti e le potenzialità di un sistema di gestione documentale pensando alle successive fasi conservative;
- Dato un caso studio, identificare le principali problematiche nei flussi documentali e proporre soluzioni pratiche per migliorare la gestione documentale.
Destinatari
Il percorso formativo si rivolge a tutto il personale delle PP.AA. (Ministero della cultura e non), con specifico riferimento per:
a) gli archivisti di Stato attivi nelle Commissioni di sorveglianza e nelle Soprintendenze archivistiche e bibliografiche;
b) i responsabili della transizione digitale;
c) i responsabili e i coordinatori della gestione documentale;
d) i responsabili della conservazione;
e) lo staff a supporto dei responsabili della transizione digitale;
f) lo staff a supporto dei responsabili della gestione documentale e dei coordinatori della gestione documentale;
g) lo staff del responsabile della conservazione.
Nell’ambito del percorso “La formazione, gestione e conservazione degli archivi digitali: strumenti concettuali, metodologici e operativi”, il laboratorio è progettato per approfondire le funzionalità principali di un sistema di gestione documentale, con particolare attenzione alle successive fasi conservative. L’obiettivo è fornire una comprensione completa delle pratiche migliori per garantire una gestione documentale efficace e conforme alle esigenze di archiviazione e conservazione in conformità con le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici di AgiD e con la normativa sui Beni culturali.
Il laboratorio inizia con una sessione introduttiva in cui vengono illustrati i principali requisiti forniti dalla normativa di settore e i principali temi legati alla gestione documentale:
• il flusso di registrazione, archiviazione e selezione (scarto o invio in conservazione);
• il piano di classificazione e fascicolazione collegati alla conservazione;
• la gestione dei registri e dei repertori;
• la corretta metadatazione di documenti, fascicoli, registri e repertori;
• la corretta metadatazione delle altre aggregazioni documentali informatiche;
• il tracciamento dei workflow (eventi);
• l'integrazione delle caselle PEC e PEO.
I temi sopra elencati sono poi esaminati utilizzando come caso di studio l’Archivio digitale intermedio del Ministero della cultura (ADIMiC), focalizzando l’attenzione sui principali nodi riscontrati e le soluzioni individuate. Successivamente i partecipanti, suddivisi in gruppi, riprendono i temi della sessione introduttiva individuando problematiche pratiche in base alle loro esperienze, discutono insieme per l’identificazione di possibili soluzioni e propongono suggerimenti per migliorare i requisiti di una corretta gestione documentale.
Sulla base della discussione viene elaborata, da ciascun gruppo, una prima check list sulle funzionalità che deve avere un sistema di gestione documentale di “qualità” e un primo elenco sulle iniziative pratiche che possono essere applicate immediatamente nel lavoro quotidiano, consentendo ai partecipanti di trasformare le competenze acquisite in best practices operative per i loro rispettivi Enti e Istituti. Il laboratorio si conclude con una discussione finale in cui i risultati del lavoro elaborato da ciascun gruppo (in particolare le check list) vengono analizzati collettivamente, consentendo ai partecipanti di consolidare le competenze acquisite e di trasferire quanto appreso nei loro contesti lavorativi.
Il laboratorio è parte dell'offerta formativa Dicolab. Cultura al digitale, un'iniziativa del Ministero della Cultura, Digital Library, Fondazione Scuola dei beni e delle attività culturali, finanziato da Next generation EU.
Il contenuto didattico è curato dall'Archivio centrale dello Stato in ragione delle finalità del progetto Polo di conservazione digitale, progetto promosso dal Ministero della cultura nell’ambito del PNRR Cultura 4.0 e finanziato dall’Unione europea – Next Generation EU.
Obiettivi formativi
Al termine del laboratorio il/la partecipante sarà in grado di:
- Individuare e descrivere le principali funzionalità di un sistema di gestione documentale conforme alla normativa e regolamentazione sull’Amministrazione digitale e sui Beni culturali;
- Comprendere la centralità del tema della classificazione e fascicolazione e della loro correlazione con i tempi di conservazione;
- Individuare e descrivere le caratteristiche di qualità di un Piano di classificazione e fascicolazione e di un Piano di conservazione;
- Comprendere la centralità dell’individuazione e utilizzo dei metadati in relazione ai documenti, ai fascicoli, registri e repertori, in relazione alle altre tipologie di aggregazioni documentali informatiche nonché ai flussi documentali e agli agenti coinvolti (destinatario, mittente, ecc.);
- Evidenziare i limiti e le potenzialità di un sistema di gestione documentale pensando alle successive fasi conservative;
- Dato un caso studio, identificare le principali problematiche nei flussi documentali e proporre soluzioni pratiche per migliorare la gestione documentale.
Destinatari
Il percorso formativo si rivolge a tutto il personale delle PP.AA. (Ministero della cultura e non), con specifico riferimento per:
a) gli archivisti di Stato attivi nelle Commissioni di sorveglianza e nelle Soprintendenze archivistiche e bibliografiche;
b) i responsabili della transizione digitale;
c) i responsabili e i coordinatori della gestione documentale;
d) i responsabili della conservazione;
e) lo staff a supporto dei responsabili della transizione digitale;
f) lo staff a supporto dei responsabili della gestione documentale e dei coordinatori della gestione documentale;
g) lo staff del responsabile della conservazione.
Criteri per l'acquisizione dell'Open Badge
Per la certificazione delle competenze e l’acquisizione del Badge, il/la titolare ha portato a termine tutte le attività previste nell’ambito del laboratorio e ha raggiunto con il gruppo di lavoro almeno un livello Intermedio rispetto al processo di lavoro e al risultato finale, sui quattro livelli di padronanza previsti dalla rubrica valutativa (Iniziale; Base; Intermedio; Avanzato).
